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Como confirmar uma reunião por telefone

Confirme uma reunião agendada pelo telefone com antecedência para certificar-se de que esteja perto de seu telefone para atender a chamada. Embora as reuniões por telefone não exijam a mesma viagem e esforço necessários para encontrar alguém pessoalmente, as preparações muitas vezes são as mesmas. Evite perder uma reunião por telefone para que a outra parte não se sinta desrespeitada ou inferiorizada.

Instruções

Reuniões por telefone podem ser a melhor escolha se a outra pessoa estiver muito longe (BananaStock/BananaStock/Getty Images)
  1. Envie um e-mail dirigido à pessoa com a qual deseja confirmação aproximadamente 24 horas antes da reunião agendada. Fazer isso antes é ineficaz, pois profissionais ocupados podem ter tempo para planejar apenas o dia atual e o dia seguinte.

  2. Digite uma mensagem curta, que inclua as informações que você sabe sobre a reunião. Por exemplo, se tiver uma reunião agendada para amanhã às 17h, poderá escrever uma mensagem assim:

    "Estou escrevendo para confirmar nossa reunião por telefone para amanhã, que está marcada para às 17:00".

  3. Inclua qualquer informação pertinente para a chamada, como número para contato e fuso horário, caso estejam em horários diferentes.

    "Como havíamos conversado, eu vou estar viajando, então ligue no meu celular, 1234-5678. Além disso, estou no horário de Brasília, então leve isso em consideração antes de fazer a chamada".

  4. Encerre a confirmação pedindo para que a pessoa responda o e-mail caso alguma alteração precise ser feita. Caso contrário, informe-o que você conversará no horário marcado. Envie o e-mail.

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