Exemplos de formato de agenda

Escrito por bradley james bryant | Traduzido por ana luisa brocco ferrari
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Exemplos de formato de agenda
Defina a programação. (Agenda image by Lucian Muset from Fotolia.com)

Agendas são como combustíveis de alta octanagem para reuniões - podem melhorar significativamente a eficiência e produtividade de qualquer processo de decisão. Uma boa agenda pode reduzir pela metade o número de reuniões necessárias para completar um projeto e diminuir muito a tendência das reuniões desviarem-se em discussões que não são úteis para atingir o objetivo.

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A função de uma agenda

O objetivo de uma agenda é facilitar o processo de tomada de decisão entre membros de um grupo, podendo ser para uma melhoria tecnológica ou uma discussão sobre orçamento. A agenda ajuda a manter os participantes da reunião focados na decisão final, além de tornar mais fácil a avaliação do êxito da reunião, fornecendo uma lista para acompanhamento e prestação de contas.

Formatos

A primeira linha de uma agenda deve indicar o objetivo e propósito da reunião. Alguns formatos de agendas preferem estabelecer o objetivo juntamente com os objetivos secundários em cada item da programação. Ambos os formatos estabelecem um quadro de discussão. Agendas podem variar do simples ao complexo, sendo possível incluir anexos e materiais de leitura ou pauta da reunião anterior. A configuração usada é geralmente estabelecida pela formalidade e duração da reunião. Uma boa regra geral é que o formato deve combinar com a vestimenta dos participantes da reunião, ou seja, um encontro cheio de sandálias e shorts combina com uma programação informal, enquanto uma sala cheia de ternos pode exigir maior formalidade.

Informal versus formal

A reunião curta ou informal pode ser inclusa em um e-mail ou um lembrete de reunião. Pode conter uma linha para o objetivo do encontro e, em seguida, três a cinco pontos pequenos de discussão. A agenda longa é, normalmente, uma página inteira, incluindo um título, local do encontro, data e hora, objetivos e temas ou tópicos de discussão. Reuniões de longa duração também devem incluir tempo para cada tópico de discussão e o nome do apresentador. Ambos os formatos devem terminar com uma seção para "próximos passos" para o acompanhamento. Estes "próximos passos" se tornarão a base para temas da programação no próximo encontro.

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