Capitalizando

As despesas de capital, também conhecidas em inglês como "capex", são os valores monetários gastos para gerar benefícios futuros. Por exemplo, quando uma empresa compra ativos fixos, tais como equipamentos de fabricação; ou quando ela melhora o valor de um ativo com uma vida útil mais longa que a do ano fiscal corrente. Outro exemplo são as benfeitorias ou outras adições que aumentam o valor de um edifício.

Despesas

Uma despesa se refere a dinheiro gasto para pagar itens como material de escritório, serviço de telefone ou manutenção e reparos. É dinheiro gasto para cobrir os custos que não estão relacionados com a produção direta de bens ou serviços. Elas também incluem os custos para manter os ativos em bom estado de funcionamento; no entanto, o valor do ativo não é aumentado e sua vida útil não é prorrogada.

As despesas de receita geralmente cobrem dinheiro ou equivalentes pagos por bens e serviços a serem utilizados dentro de um curto período de tempo. O valor é debitado na demonstração de resultados imediatamente e a despesa corrente corresponde à receita corrente gerada para o mesmo período de tempo.

Quando capitalizar

Uma empresa pode gastar grandes quantias de dinheiro para instalar um sistema de ar condicionado em seu edifício. Assim, ela deve capitalizar o ar condicionado em seu balanço patrimonial, uma vez que o ar condicionado terá uma vida útil de mais de um ano. Tal equipamento deve ser desvalorizado a cada ano até atingir o fim de sua vida útil. Essa vida útil varia dependendo do tipo de ativo. Nesse caso, o ar condicionado será desvalorizado junto com a vida útil do edifício da empresa, ou seja, 39 anos.

Áreas indefinidas de capitalização

Algumas situações criam desafios para que os registros de despesa sejam adequados, uma vez que não são claras e as empresas devem se basear em normas contábeis apresentadas pela Receita Federal, no quadro de normas financeiras padrões, e nos princípios contábeis geralmente aceitos, objetivando fazer as escolhas corretas. A publicidade apresentou um desafio já que as empresas normalmente registram a despesa no período em que foi constituída, na demonstração de lucros e perdas. No entanto, em um caso envolvendo a empresa RJR Nabisco, a Receita Federal argumentou que as despesas para o estabelecimento de uma campanha publicitária são diferentes dos custos de execução da campanha e que os custos devem ser capitalizados porque a campanha publicitária cria benefícios a longo prazo, por mais de um ano, para os produtos ou serviços anunciados. De acordo com o princípios contábeis geralmente aceitos nos EUA, tópicos 340-20, as despesas com publicidade geralmente devem ser contabilizadas quando ela ocorre de fato ou quando os custos são incorridos.

Quando gastar

Os reparos em equipamentos de rotina se qualificam como despesas de receita. Uma vez que não melhoram ou estendem a vida útil do bem, eles simplesmente devolvem a sua condição operacional anterior. Despesas de manutenção e reparos são registadas no período corrente como "Despesas com reparos e manutenção", na demonstração de perdas e lucros.